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GED – Gestion electronique de documents

Informatique et Communication WEB

GED, Gestion électronique de documents

Qu’est-ce qu’une GED ?

Une GED (ou Gestion Electronique des Documents) est un procédé faisant intervenir des moyens informatiques, typiquement des logiciels et/ou des matériels pour prendre en charge la gestion des documents d’une entreprise. Cette dernière concerne les opérations et les actions destinées à traiter ou à exploiter les documents. Il s’agit par exemple de la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation et l’archivage.

Pourquoi une GED ?

Dans une société, les documents peuvent représenter jusqu’à 80% de l’information possédée, le reste existant majoritairement sous forme de données (bases de données et applications de gestion). Pour certaines activités, le document matérialise la valeur ajoutée produite. Par exemple, les bureaux d’étude et les équipes projets, ce qui rend plus critique leur parfaite maîtrise.

Généralement, ne pas maîtriser les documents correctement revient à ne pas maitriser correctement l’activité, la productivité, la qualité, les délais, l’information et les processus métier.

Une GED, pour qui ?

La GED concerne principalement les fonctions et activités produisant et/ou exploitant des documents dans des proportions et avec une criticité justifiant l’automatisation de leur gestion et l’accélération de leur circulation afin de pouvoir réaliser des gains significatifs en productivité, en qualité et délais.

La GED intéresse aussi les organisations devant être certifiées pour certaines normes telles qu’ISO 9001, devant satisfaire des obligations réglementaires telles que FDA CFR 21 Part 11, ou encore respecter des standards tels que GMP annexe 11.

Une GED, pour quoi ?

Dans les sociétés ou organisations, chacun voit les documents du point de vue de sa fonction, de son métier, de ses exigences opérationnelles. Le commercial consulte les tarifs et rédige des propositions commerciales. Le comptable valide des factures et pointe des relevés bancaires. Le RH traite des demandes de congés et des entretiens d’embauche. Les documents « transversaux » sont vus différemment par les fonctions impliquées. Par exemple, le bulletin de salaire est qualifié, traité et utilisé différemment par les RH, par la comptabilité et par l’employé.

Chaque pôle d’une entreprise est donc amené à manipuler des documents, tant l’édition que le classement de ceux-ci.

Avantages techniques d’une GED

– En permettant aux organisations de mieux maitriser leurs informations en général et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité et de délais.

– Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu.

– Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables.

– Les utilisateurs ne perdent plus de temps à retrouver les documents, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés et qu’ils disposent de la dernière version.

– L’indexation du contenu de chaque document est exploitable via une recherche plein texte. Plus besoin de feuilleter votre classeur pour trouver la bonne information. Une simple recherche vous permet d’atteindre votre cible.

– L’archivage électronique sur votre serveur peut contenir un nombre quasiment illimité de documents en fonction de votre espace de stockage.

Le Retour sur Investissement (ROI) d’un projet de GED bien mené et judicieusement ciblé se compte en semaines

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